Al die interviews van de afgelopen maanden waren Debby niet in de koude kleren gaan zitten. Het was op zijn zachtst gezegd een uitdaging geweest om alle ballen in de lucht te houden. Ze had in vijf maanden tijd 27 mensen geïnterviewd naast haar in principe 32-urige werkweek en een jong gezin. Dat vereiste organisatietalent.

Toch had ze niet altijd meer door alle bomen het bos gezien. Voorafgaand aan deze roadtrip had ze zich voorgenomen vooral niet harder te gaan werken, maar vooral echt slimmer te gaan werken. Dus met dezelfde ureninzet meer bereiken voor de inwoners. Als ze terugkeek op de afgelopen maanden was ze vooral harder gaan werken, en wel ook echt slimmer geworden door alle gesprekken die ze had gevoerd. Nu was het de truc om dan niet alleen slimmer te zijn, maar ook slimmer te gaan werken. Tijd voor een gesprek met werkplektrainer en professional organizer, Sophia van Thiel.

Sophia zat zelf midden in een verhuizing. En toch oogde ze niet gestresst. Ze had alles goed georganiseerd en dus onder controle. Via WhatsApp Videobellen zag Debby een glimp van haar woonkamer. Deze was ook netjes opgeruimd. Het gedeelte dat Debby zag in ieder geval. Het deed Debby denken aan haar eigen woonkamer waar hele barbie- en little people steden stonden opgesteld. ’s Avonds deden Debby en haar man wel altijd een poging om hun dochters te bewegen om deze steden weer te demonteren en netjes op te ruimen. Demonteren ging altijd wel. Niet altijd geheel vrijwillig en met een blij gemoed. Netjes opruimen was weer iets heel anders. Duplo lag niet bij de duplo. En little people lag niet bij de little people. Alles lag door elkaar. Duplo, lijm, open stiften, papier snippers, barbiekleding, uitgetrokken sokken en soms een afgekloven appel. Misschien hadden haar dochters eigenlijk meer baat bij een sessie met Sophia, dan Debby zelf. Of viel de appel niet ver van de boom en moest ze eerst aan haar eigen voorbeeldgedrag werken?

Eerst maar eens luisteren naar Sophia …

‘Een opgeruimde werkplek brengt meer rust en overzicht. Het zorgt ervoor dat je regie hebt over je werk. Je wordt niet geleefd door je agenda en mail. Daardoor ervaar je minder stress. Én het levert een tijdsbesparing van twee tot zeven uur in de week op.’, begon Sophia.

Minder stress en een tijdsbesparing. In haar hoofd maakte Debby een klein vreugdedansje.

‘E-mails zijn de meest gebruikte online communicatiemiddelen. Mensen krijgen gemiddeld zo’n 30 tot 50 e-mails per dag! En dat gaat de hele dag door.’

30 tot 50 e-mails! Debby werkte deze mails eigenlijk de hele dag door weg. Dus dat was haar eigenlijk nooit zo opgevallen. ‘Hoe zorg je ervoor dat je daar niet de hele dag mee bezig bent?’, vroeg Debby.

‘Ja, dat is een gevaar.’, reageerde Sophia. ‘Voor je het weet, kom je niet aan je eigen taken toe, omdat je alleen maar met mails bezig bent. De truc is om je mailnotificatie uit te zetten. Iedere mail die je ziet binnen komen leidt tot 64 seconden tijdsverlies. Met 50 mails per dag is dat ongeveer een uur tijdsverlies. Het meest handige is om dan e-mailmomenten in te plannen in je agenda. Twee of drie momenten per dag. En je daar dan ook aan te houden. Dan komt het namelijk in je systeem. Je mag best schuiven met de momenten, maar ze mogen er niet uit.’

Debby had dat ook een poosje gedaan, maar ze was ermee gestopt. En ze merkte gelijk dat ze om de haverklap afgeleid was en de hele dag bezig was met haar mail. In het begin had ze zelfs een automatisch antwoord ingesteld, dat ze alleen tussen 11.00 en 12.00 uur haar mail checkte. De reacties op dit automatische antwoord waren wisselend geweest. En met wisselend, bedoelde ze negatief. Gelukkig had Sophia een tip die wellicht beter werkte. ‘Je kunt in je handtekening zetten wanneer je de e-mails beantwoord. Ook is het goed om in het team hierover afspraken te maken. Bijvoorbeeld ook over het gebruik van c.c. en reply all. Beantwoord alleen de persoon die het antwoord nodig heeft. De rest hoeft daarover geen mail meer te ontvangen. En hanteer duidelijke werktijden voor het versturen van mail. Mails worden niet ’s nachts of in het weekend beantwoord. Als je dan toevallig toch aan het werk bent, gebruik dan de functie in Outlook om uitgesteld te verzenden. Zo voorkom je een cultuur waarin het steeds normaler wordt om harder te werken.’

‘Nu ben ik in de zomer vier weken afwezig. Hoe ga je daarmee om?’, vroeg Debby.

‘Het is in ieder geval belangrijk om alles los te laten – als dat kan. Je bent niet bereikbaar wanneer je vrij bent. Dat zet je in je out of office melding en verleng hier ook je vakantie kunstmatig met één dag. Die eerste dag na de vakantie gebruik je om eerst je mail bij te werken. En je begint bovenaan bij je meest recente mails. Je zult zien dat een groot aantal mails niet meer relevant zullen zijn.’
Dat waren goede tips. Een groot aantal daarvan paste Debby al toe in haar dagelijkse praktijk. Maar die e-mails op vaste momenten op de dag wegwerken? Dat was er weer doorheen geglipt. Die moest er weer opnieuw in.

Debby was nieuwsgierig welke tips Sophia had om haar overvolle agenda te reduceren tot een blank canvas.

‘Tip 1 is om één agenda te gebruiken. Niet een digitale en daarnaast een papieren. Zo heb je alles samen en hoef je beide agenda’s niet constant te matchen. Dat scheelt ook tijd. De andere is goed plannen. En dat is en blijft een ingewikkelde puzzel. Ken jij die vergelijking van de vaas?’, vroeg Sophia.

Ja, die kende Debby wel. Een afdelingshoofd bij een vorige gemeente had die wel eens gebruikt als Debby kwam klagen over werkdruk. Eerst doe je grote keien erin. Dan kiezels. Dan zand. En dan was er ook nog ruimte voor water. Debby gaf dan aan dat dat het recept is voor beton. En met een beetje pech gaat dat werken bij het opdrogen – krimpen of uitzetten – en dan barst de vaas in duizend stukken. En dat is dan weer het recept voor een burn-out.
Debby had zo het vermoeden dat Sophia een meer positieve draai zou geven aan deze metafoor. Het was het dus waard om nu echt goed te luisteren naar wat zij te zeggen had.

‘De metafoor van de vaas komt van Stephen Covey. Bij het inplannen van je agenda moet je eerst je kerntaken bijvoorbeeld projecten inplannen, de keien. Daaromheen plan je de faciliterende taken als het checken van je mail en afstemmingsoverleggen. Het zand wordt gevormd door alle overige zaken, zoals binnenlopende collega’s, onbelangrijke telefoontjes en verzoekjes van anderen.

Kijk zo snapte Debby de metafoor van de vaas wel.

‘Ik heb ook nog een aantal tips om slimmer te vergaderen.’, zei Sophia.

Daar had Debby wel interesse in. Vorige week had ze nog een uur bij een vergadering gezeten waar toen haar onderwerp aan de beurt was, werd gezegd dat ze hiervoor een nieuwe afspraak zouden inplannen. Dag uur waarin ze zoveel andere dingen had kunnen doen. Zo jammer.

‘Brand los’, zei Debby hoopvol.

‘Daar komt ie dan.’, zei Sophia. ‘Staand vergaderen. Dat is een actieve houding en niemand staat graag onzinnig lang op hoge palen van hakken. Dus erg effectief. De volgende tip is om kritisch naar de agenda te kijken. Wat staat er op de agenda? Wie moet waar bij zijn? En alleen die mensen dan laten opdraven. Je hoeft niet overal bij te zijn. En houd je aan de tijd! Een uur vergaderen is een uur vergaderen. Dat is niet een uur en 10 minuten vergaderen. Begin met het belangrijkste onderwerp en vergaderen maximaal één uur. Da’s lang zat.’

Dit was een praktisch gesprek geweest. Vol goede tips die makkelijk toepasbaar zouden zijn. Daar was Sophia het mee eens. En om van gesprek naar praktijk te gaan, was nog één tip belangrijk. ‘Begin bij jezelf!’