Wat is een scharrelambtenaar?

Een scharrelambtenaar is:

  1. Een kip in dienst bij de gemeente
  2. Een ambtenaar die als een kip zonder kop zijn werk doet.
  3. Een ambtenaar die burgerinitiatieven opspoort en door het gemeentelijk apparaat loodst.
  4. Een ambtenaar die een graandieet volgt.

Weet jij het juiste antwoord?

Een scharrelambtenaar is een ambtenaar die burgerinitiatieven opspoort en door het gemeentelijk apparaat loodst.

Klinkt mooi, maar voor mij – en velen met mij – een behoorlijke uitdaging. Want hoe doe je dat dan, dat scharrelen? Ik voel me met enige regelmaat meer een legbatterij ambtenaar, dan een scharrelambtenaar. Als ambtenaar heb je te maken met veel regels. En deze zijn er niet voor niets. We werken in het publieke domein met publiek geld en dat ligt onder een vergrootglas. Maar hoe kun je dan toch de legbatterij ontvluchten en gaan scharrelen?

Eerst maar eens het waarom.

Waarom zou je gaan scharrelen als ambtenaar?

1. Het democratisch motief

De burger zou zoveel mogelijk zelf zeggenschap moeten hebben over zijn omgeving, omdat dit goed is voor de legitimiteit van beleid. Ook kunnen via zelfbestuur nieuwe vormen van meer directe democratie worden uitgeprobeerd. Dat betekent overigens wel dat de representatieve democratie bereid moet zijn om na te denken over nieuwe vormen van samenspel en complementariteit met deze nieuwe vormen van zelfbestuur.

2. Het maatschappelijk motief

Het komt de onderlinge cohesie en de gemeenschappelijkheid ten goede als inwoners zelf verantwoordelijkheid nemen voor de realisatie van publieke goederen en diensten. Overigens wordt dit motief ook vaak betwist, want leidt al deze aandacht voor de actievelingen in onze samenleving niet tot een verdere achteruitstelling van inwoners die niet in staat zijn om zich actief te bemoeien met de inrichting van onze samenleving, en dus tot nieuwe tweedelingen?

3. Het bestuurlijk motief

Het vergroot het bestuurlijk vermogen en de kwaliteit van bestuur als de burger ruimte krijgt voor eigen initiatief. Enerzijds wordt het sturend vermogen vergroot als de gemeenschap meer ruimte krijgt voor eigen initiatief. Anderzijds is het goed voor de kwaliteit van de overheidsorganisatie als zij uitgedaagd wordt door partijen die aangeven het beter te kunnen. Het kan de veerkracht van deze organisaties vergroten. In die zin brengt dit ook een veranderopgave voor publieke organisaties met zich mee. Het dwingt organisaties om zichzelf opnieuw uit te vinden.

4. Het financieel-economisch motief

Alles wat inwoners doen, hoeft de overheid niet te doen en scheelt dus geld. Of, positief gesteld, alles wat anderen toevoegen aan datgene wat overheden doen, is toegevoegde waarde die de samenleving ten goede komt. Niet zelden leidt het samen optrekken van overheid en maatschappelijk of privaat initiatief tot synergie en leidt het tot verbreding van nieuwe verdienmogelijkheden en verbreedde businesscases.

Oké, nu weet je het wetenschappelijke waarom van een scharrelambtenaar. Het niet zo wetenschappelijke waarom is: HET IS GEWOON ECHT HEEL ERG LEUK OM TE SCHARRELEN!!!

Nee, echt. Inwoners zijn vaak zo enthousiast en bevlogen. Ze lopen tegen een probleem aan. Ze zien wat er beter kan. Ze leggen verbindingen waar je zelf nog niet aan hebt gedacht. Ze zien oplossingen. Aan jou om dan te gaan scharrelen.

De gemeente heeft een keuze hoe om te gaan met initiatieven.

Overlaten

Overheden kunnen initiatieven van buiten verwelkomen als zij de beperkingen inzien van hun eigen hulpbronnen en instrumentarium en zelf een stapje terug moeten doen. Dat kunnen ze passief en afwachtend doen. In dat geval laten ze bewust een gat vallen in hun dienstverlening en hopen ze dat anderen daarop inspringen. In feite is hier sprake van afwezig bestuur.

Inschakelen

Tegenover deze passieve strategie, staat een meer actieve strategie waarbij overheden actief een beroep op anderen doen en hen stimuleren om een steentje bij te dragen aan de totstandbrenging van collectieve goederen. Dat kan puur pragmatische redenen hebben, gedreven door de wens of de noodzaak om te bezuinigen en de rol van de overheid te verkleinen. Niet voor niets wordt de notie van de participatiesamenleving vaak geïnterpreteerd als een dekmantel voor een kille bezuinigingsstrategie.

Maar of het nu voorkomt uit een pragmatische wens om te bezuiniging, of omdat overheden zien dat hun eigen mogelijkheden tekortschieten, bij het inschakelen van initiatieven van buiten draait het er om de hulpbronnen van anderen aan te boren, waardoor het mogelijk wordt om zelf als overheid een stapje terug te kunnen doen. In de literatuur wordt ook wel gesproken over responsibilization. Mensen moeten zich weer verantwoordelijk gaan voelen voor hun eigen buurt en omgeving en moeten niet langer denken dat de overheid automatisch alles voor hen opknapt.

Faciliteren

Een overheid die openstaat voor externe initiatieven kan dat ook doen, zonder dat ze zelf zo nodig een stapje terug wil doen, maar omdat ze de meerwaarde inziet van maatschappelijke initiatieven die mogelijk haar eigen optreden verrijken. Dat is het geval als een overheid kiest voor een faciliterende strategie. Faciliterend bestuur kiest weliswaar voor een passieve houding ten opzichte van extern initiatief, maar als deze initiatieven op de deur kloppen, probeert ze dat wel mede mogelijk te maken. Ze kiest ervoor deze te faciliteren. De gemeente wacht af tot een initiatief zich meldt en dan kijkt wat ze kan betekenen.

Uitnodigen

Tot slot is er het uitnodigend bestuur. Daarbij is het ruimte geven aan maatschappelijk initiatief een waarde op zich en probeert het bestuur maatschappelijke partijen actief uit te nodigen om waarde toe te voegen aan het publieke domein. Dus de aard van de bijdrage is open. De insteek is niet in eerste instantie instrumenteel, gericht om de eigen aftocht te dekken, zoals bij het inschakelen. En de houding daarbij is niet passief of afwachtend zoals bij het faciliteren, maar actief mobiliserend en aanjagend. Het hoeft geen betoog dat deze invitatiestijl het meest vergaand is en ook de meeste vragen oproept over hoe dit verwelkomde initiatief zich dan verhoudt tot datgene wat het bestuur wil en doet en hoever het bestuur wil gaan om initiatieven mogelijk te maken die niet naadloos passen in haar eigen agenda.

Oké duidelijk. Maar als raamambtenaar in wording wil ik graag praktische handvatten. Dus eerst terug naar de definitie van een scharrelambtenaar: “Een scharrelambtenaar is een ambtenaar die burgerinitiatieven opspoort en door het gemeentelijk apparaat loodst.”

Laten we beginnen met het eerste deel van de definitie.

Hoe spoor je een initiatief op?

Dat kan op twee manieren:

  1. Signaleren
    Natuurlijk is de raamambtenaar een antenne. Jij weet als geen ander waar inwoners mee bezig zijn.
  2. Zoeken: opsporen van initiatieven
    En je gaat natuurlijk ook actief in gesprek met inwoners. Dus je hoort en ziet veel.

Oké en dan heb je een initiatief op de stoep staan.

Hoe ga je met deze initiatieven om?

Hoe kun je initiatieven verder helpen zonder deze over te nemen?

Dat kun je op deze manier aanpakken:

1. Praktische ondersteuning

Als raamambtenaar denk je bij ondersteuning misschien snel aan hulp bij het maken van plannen of aanvragen van subsidies. Initiatieven kunnen al snel geholpen zijn met een paar praktische zaken, zoals voorbeelden van projectplannen, kopieerfaciliteiten, hulp bij boekhouding, PR of kunnen beschikken over ruimtes.

2. Expertise inbrengen

In gesprek met de burger ben je een deskundige op het gebied van de overheid. Je kent de regels, gebruiken en procedures. Inwoners hebben behoefte aan uitleg, zodat ze weten wat ze wanneer en in welke volgorde moeten doen.

3. Inbrengen van ervaringen van andere initiatieven

Als je al eerder met initiatieven hebt samengewerkt, ben je waarschijnlijk in staat om op basis van deze ervaringen nuttige tips mee te geven aan initiatiefnemers. Als je altijd voorheen hebt geëvalueerd met initiatiefnemers, zitten in deze evaluaties mogelijk ook aandachtspunten die voor dit ontluikende initiatief bruikbaar zijn.

4. Procesondersteuning

Initiatiefnemers hebben soms een mooi idee, maar weten niet hoe ze dit moeten omzetten in concrete activiteiten en resultaten. Procesbegeleiding kan helder maken welke stappen genomen moeten worden en wat hierbij komt kijken.

Soms is faciliteren niet voldoende om een initiatief van de grond te krijgen. Dan is een meer sturende rol van de overheid nodig. Dit hoort – naar mijn mening – meer uitzondering dan regel te zijn.

5. Het initiatief mede initiëren

Als inwoners aangeven een initiatief te willen starten, kun je daarop inspelen en je als mede-initiator opwerpen. Je kunt helpen de eerste stap te zetten en in het begin de kar te trekken, bijvoorbeeld door een eerste bijeenkomst met deze inwoners te organiseren, of op een A4-tje het plan te concretiseren. Hierdoor kunnen mensen net dat zetje ervaren om zelf enthousiast verder te gaan.

6. Het initiatief aanjagen

Een initiatief uitwerken kost vaak veel tijd en energie van de initiatiefnemers. Soms zakt een initiatief in, en is er behoefte aan een beetje extra energie. Als aanjager zorg je daarvoor. Bedenk dat er een paar risico’s zitten aan stimuleren. Ten eerste loop je het risico dat je het initiatief gaat overnemen en de initiatiefnemers passief worden. Bedankt daarom wanneer je moet stoppen met stimuleren. Een ander gevaar is dat je in je enthousiasme niet het initiatief stimuleert om zijn eigen doelen na te streven, maar dat je het initiatief stimuleert om jouw eigen doelen of gemeentelijke doelen te behalen.

7. Als een van de partners producten inbrengen: Kwartet en domino

Inwoners hebben tal van ideeën over het gebruik van wat er al is: beheer. Ze slagen er als geen ander in om binnen bestaande gebouwen en gebieden te komen met initiatieven die zorgen voor een beter en intensiever gebruik. Dat is beheer en om daarvan iets moois te maken, kunt u twee stappen zetten, kwartet en domino. Kwartet bestaat uit het delen van vierkante meters: mag ik jouw kantine en sportvelden huren voor kinderopvang, als zijn niet gebruik worden, dan heeft u als sportvereniging meer inkomsten. Domino bestaat uit het versterken van producten: jouw sport maakt mijn kinderopvang leuker, en mijn kinderopvang versterkt jouw sport en sportvereniging. Je kunt dit zelfs uitrekenen. Kwartet brengt de kosten omlaag, omdat je samen vierkante meters deelt, en domino brengt de inkomsten omhoog als u een beter product levert.

Als ambtenaar heb je niet alleen het netwerk om inwoners hierin bij te staan, maar soms heb je zelf de vierkante meters voor kwartet ter beschikking, en ook activiteiten voor domino. Met hulp van kwartet en domino kun je als ambtenaar de inwoner heel snel en direct helpen aan ruimte en samenwerkingspartners.

Hoe help jij initiatieven verder?

Wil je meer lezen? Ik heb schaamteloos geciteerd uit deze bronnen:

  1. Professor doctor M.W. van Buuren. Vormgeven aan uitnodigend bestuur. Pleidooi voor een ontwerpgerichte bestuurskunde. Je kunt de rede hier downloaden.
  2. Ministerie van Binnenlandse Zaken. Help een burgerinitiatief!. Deze kun je hier downloaden.