Raamambtenaren willen het goede doen. Hoe kan het dan dat we er met zijn allen vaak een puinhoop van maken? Hoe kunnen we het anders doen?

Niets menselijks is ons raamambtenaren vreemd

Mensen hebben vaak de neiging om voor een kortetermijnoplossing te kiezen als een probleem opduikt. We zijn net holbewoners. Een sabeltandtijger dreigt ons aan te vallen. Reactie? Vluchten of vechten? Nu kiezen! Nu! Direct!
We moesten wel om te overleven. Dat zijn onze oude hersenkaarten die om directe actie vragen. Heden ten dage is dat niet altijd meer het juiste pad. En daar komt systeemdenken om de hoek kijken.

Systeemdenken

Bij systeemdenken leun je achterover in plaats van onmiddellijk te handelen. Je brengt relaties tussen organisaties, organisatieonderdelen en mensen in kaart. Je gaat op zoek naar patronen en drijfveren achter het handelen van die actoren. Wanneer je dit systeem eenmaal in kaart hebt gebracht, kun je systeemgerichte interventies bedenken die leiden tot duurzame verbeteringen.

IJsberg

Bij het toepassen van systeemdenken maak je gebruik van een zevenstappenmodel.

  1. Wat is het verhaal: wat zijn de belangrijke incidenten om te adresseren?
  2. Welke trends zijn te ontdekken in die incidenten?
  3. Bepaal de richtinggevende vraag: waar gaan we ons voorlopig op richten? De werkelijkheid is namelijk veelomvattend en niet iedereen kijkt er met dezelfde bril naar.
  4. Onderzoek de onderliggende structuur, het patroon van de trends. Bijvoorbeeld: er wordt steeds voor één bepaalde oplossing gekozen als problemen opduiken.
  5. Wat zijn de driving forces (drijfveren) die deze onderliggende patronen in stand houden? Bijvoorbeeld: de wethouder kijkt nadrukkelijk mee bij de interne opdrachtgever en daarom is deze geneigd om onmiddellijk te handelen bij ieder incident. De wethouder kan weer beducht zijn voor een kritische gemeenteraad. Reflectievragen helpen om inzicht te geven in de drijfveren. De reflectieve vraag is bedoeld om iemand over zijn eigen situatie of rol te laten nadenken. Voorbeelden zijn: Hoe kijk je naar jezelf in deze situatie? Wat is jouw aandeel hierin? Wat denk je dat er van je verwacht wordt?
  6. Ontwerp een interventie die de werking van het systeem verbetert.
  7. Beoordelen het resultaat van deze interventie.
systeemdenken

Bovenstaande ijsberg komt uit een presentatie van prof. Jaap Schaveling. Hij is de schrijver van het boek Systeemdenken. Schaveling gebruikt bij het uitleggen van systeemdenken een ijsberg. Het grootste deel van een ijsberg ligt onderwater. Daar bevinden zich de patronen, structuren en drijfveren. We kunnen wel schaven aan de top, maar dan zal het gedeelte onderwater steeds weer ijs naar boven drukken. Het lastig is om de krachten onderwater bespreekbaar te maken. Maar je moet het hier wel over hebben als je structurele verbeteringen wilt realiseren.

Juist voor raamambtenaren

Raamambtenaren kunnen veel baat hebben bij systeemdenken. Als je een echte raamambtenaar bent, worden projecten almaar groter en ingewikkelder. Het aantal stakeholders neemt toe dat iets wil en vindt van het project. Bij het omgaan met al deze partijen en belangen kan systeemdenken nuttig zijn. Met deze methode kun je inzichtelijk maken welke stakeholders er zijn, wat er gebeurt in de onderlinge relaties en wat onderliggende drijfveren zijn. Het geeft je meer grip op dit veelomvattende geheel.

Wil je meer weten en leren over Systeemdenken?

In de onderstaande YouTube filmp legt Schaveling zelf uit wat systeemdenken is. Altijd handig voor de meer auditieve en visuele ingestelde raamambtenaren onder ons.

Of je koopt via onderstaande link het boek.